ארכיב נוטריוני – ניהול ופיקוח

נניח ואדם מחפש אישור נוטריוני שהוא הוציא לפני מספר שנים והוא זכאי לקבל עותק מאושר ממנו, מה עליו לעשות ולמי עליו לפנות? מי אחראי על תחזוקת רכיבים ארכיוניים ולמה קיים צורך אמיתי בניהול ארכיב מרכזי על ידי משרד המשפטים?

ארכיב לאישורים נוטריוניים – מסמכים שעברו שבע שנים מיום הנפקתם

כל נוטריון מחויב לשמור עותקים של מסמכים ואישורים נוטריונים אותם הוציא במהלך שירותו. בשבע השנים הראשונות לאחר הוצאת המסמך – הוא מחויב לשמרו “קרוב” ונגיש במיוחד, לאחר שבע שנים הוא זכאי להעבירו לארכיב. החוק קובע כי שר המשפטים רשאי להקים ארכיב מרכזי למסמכים נוטריונים ואף לחייב נוטריוניים להעביר את כל האישורים הנוטריונים שיצאו, או חלקם, אל אותו ארכיב מרכזי. למעשה, שר המשפטים לא הקים ארכיב מרכזי שכזה, דבר היוצר בעיה גם עבור הנוטריונים עצמם ובעיקר עבור הלקוחות.

בעיה של מקום

המצב כיום הוא כי כל נוטריון מחויב בשמירת כל המסמכים הנוטריונים ועותק של האישורים שהוא הוציא במהלך שירותו, ארוך ככל שיהיה. מסמכים שעברו שבע שנים מיום הוצאתם נשמרים בארכיב של הנוטריון. מדובר בכמות אדירה של מסמכי נייר התופסים מקום רב ומסורבלים מבחינת נגישות.

חישבו על משרד נוטריונים הפועל כמה עשרות שנים: הניירת מצטברת הגודל הארכיון טופח באופן משמעותי.

בעיה של זמן

הבעיה אינה נפטרת כאשר הנוטריון פורש לגמלאות. עדיין עליו להמשיך ולשמור את ארכיב המסמכים הנוטריוניים שיצאו תחת ידו. הדבר נכון גם למקרים בהם נוטריון רוצה לעבור לעיר או אפילו מדינה שונה, ואפילו אחרי המוות אין למעשה מוצא ויורשיו של הנוטריון “זוכים” בארכיב מסמכים נוטריוניים שעליהם להמשיך ולתחזק.

בעיה של נגישות

הבעיה החמורה ביותר היא של הלקוחות אשר אין להם נקודה מרכזית אליה יוכלו לגשת על מנת לחלץ מידע או עותקים לאישורים נוטריוניים שהנפיקו. מטבע הדברים, סוג הקשר בין נוטריון ללקוחותיו הוא ארעי. השירות הניתן על ידי נוטריונים ללקוחותיהם אינו מחייב קשר מתמשך ובהחלט ייתכן כי אדם קיבל שירות נוטריוני מנוטריונים שונים בתקופות שונות, עבור סוג שירותים כזה או אחר או אף ללא סיבה מיוחדת. אדם אשר מנסה לאתר מסמך נוטריוני שקיבל בעבר יאלץ לזכור או לשחזר איזה נוטריון סיפק לו את השירות לפני שיוכל להמשיך בחיפושיו. במידה והמסמך אבד, הנושא עלול להתגלות כמכשלה רצינית.

גם אם איתר האדם את שמו של הנוטריון שסיפק בעבורו את האישור, הדברים עשויים להתגלות כלא פשוטים כלל. נוטריונים פעילים יוכלו לאתר ולהמציא את האישור הנדרש אך מה לגבי נוטריונים שפרשו, עברו למדינה אחרת או שחלילה נפטרו? במקרה זה יהיה על הלקוח לנסות ולאתר מה עלה בגורלו של ארכיב הנוטריון לפני שיוכל לאתר את האישור הנדרש.

צעד ראשון – הנוטריון עצמו

הצעד הראשון לאיתור מסמך נוטריוני הוא דרך הנוטריון עצמו. לרב, הבעיה החמורה ביותר מתגלית כאשר מדובר בארכיב של נוטריון שנפטר. כאן, הצעד הראשון באיתור הארכיב הוא אצל יורשיו של הנוטריון אשר, בין היתר, יורשים גם את הארכיב. איתר המסמך עצמו הוא כבר סיפור אחר כיוון שלא תמיד היורשים ידעו כיצד לאתר את המסמך הנדרש. הפעול היוצא הוא שכל עוד אין ארכיון מרכזי של משרד המשפטים, ארכיבים רבים של נוטריונים שסיימו את תפקידם, עברו למדינה אחרת או נפטרו פשוט הולכים לאיבוד.

במידה והארכיון או המסמך לא נמצאו ניתן לחפש את המסמך דרך המחלקה לרישוי נוטריונים או דרך ארכיב משרד המשפטים אליהם מועברים מעת לעת ארכיונים של נוטריונים שסיימו את תפקידם או נפטרו.

משרדנו נותן שירותי נוטריון בשפות: תרגום נוטריוני באנגלית, תרגום נוטריוני ברוסית, תרגום נוטריוני ספרדית, תרגום נוטריוני רומנית, תרגום נוטריוני אוקראינית, תרגום נוטריוני צרפתית