לקבלת ייעוץ ראשוני ללא עלות!

חייגו עכשיו וקבלו מענה אדיב ומקצועי, או השאירו לנו פרטים לחזרה!

051-55-33-400

עו”ד ונוטריון אירנה פיין

תרגום נוטריוני מקצועי ללא שימוש בתוכנה שמבוצע ע”י הנוטריון באופן אישי

תרגום מסמכים מכל סוג באיכות גבוהה ובאחריות מלאה

ניסיון ומוניטין של למעלה מ-20 שנה

    כיצד נוטריון מחויב לנהל את רשומותיו על פי החוק?

    בעידן האינטרנט קשה לחשוב על דרך ניהול רשומות שאינה מקוונת אך בגלל החשיבות הרבה שהמחוקק מייחס לתפקידו של הנוטריון, נוטריונים מחויבים לשמור את רשומותיהם גם על עותק קשיח, קרי נייר, בנוסף על עותקים מכוונים במידה והנוטריון בוחר גם בדרך זו.

    מה הנוטריון שומר?

    הנוטריון שומר העתקים מכל אישור שנתן ובנוסף עליו לנהל מעין “אינדקס” של כל האישורים שניתנו. החוק קובע כי האינדקס ישמר בצורת כרטסת אלפביתית המסודרת בהתאם לשמו של מקבל האישור. בכל כרטיס מפורטות הפעולות שנעשו על ידי האדם או בשמו, מהות הפעולה, מועד מתן האישור והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני שניתן.

    המחוקק קבע כי ניתן להחליף את צורת השמירה הזו עבור אינדקס האישורים שניתנו בספר נוטריון כאשר שם התנאי היא כי לכל פעולה שנעשית מוקדשת שורה נפרדת בספר הנוטריון. המחוקק לא מציין האם דרך השמירה בספר היא בהתאם לשמו של מקבל השירות – סידור אלפביתי – או כדרך הרישום הטבעית בספר – דרך כרונולוגית, כך שניתן למעשה למשור על אינדקס אישורים גם באופן כרונולוגי.

    בנוסף, על הנוטריון לשמור פנקס חשבונות הכולל רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון. הנוטריון עצמו אחראי על קיום חובה זו, בניגוד למנהל חשבונות או רואה חשבון אשר אחראי על כלל הכנסותיו של הנוטריון, בין אם כנגד גביית שכר עבור שירותים נוטריוניים שינתנו ואם בעבור עבודה אחרת שבוצעה על ידי הנוטריון כגון עבודת תרגום, או ייעוץ משפטי.

    איפה הדברים נשמרים?

    עבור חלק מהאישורים הנוטריוניים, המחוקק קבע כי שר המשפטים יכול להכריז על ארכיון מרכזי למסמכים נוטריוניים ולחייב או לאפשר לנוטריון לשלוח העתק מאישורים ומסמכים נוטריוניים שברשותם. דוגמה לכך היא ארכיון צוואות מרכזי אשר לרשם הצוואות יש גישה אליו. שר המשפטים הוא גם זה שאחראי להגדיר למי יש גישה למסמכים הנוטריוניים, מתי ובאיזה אופן, וכן את דרכי גניזת המסמכים.

    לא לכל סוג אישור ומסמך נוטריוני יש ארכיון מרכזי וחלק מהאישורים נשמרים אך ורק במשרדיו של הנוטריון.

    חובת שמירת רשומות בעותק קשיח

    אנו רגילים בעידן המקוון בקלות החיפוש. אם אדם מגיע לנוטריון ורוצה לדעת את היסטוריית האישורים הנוטריוניים שהוא קיבל או שקיבלו בשמו, הדבר אפשרי במסגרת חיפוש באמצעות הכרטסת האלפביתית אולם הדבר אינו פשוט כלל ועיקר כאשר מדובר בספר הנוטריון שם יש לעבור על כל אישור ואישור שניתן ולבדוק למי הוא ניתן על מנת לקבץ את המידע הנדרש.

    לרב, נוטריונים נעזרים בשיטה נוספת, מקוונת, העוזרת בביצוע החיפושים. יש כיום תוכנות ייעודיות עבור נוטריונים המאפשרות להם להוסיף את האישורים שניתנו ולבצע חיפושים מורכבים בין האישורים הללו בשניות ספורות. בדרך זו, נוטריון יוכל לדעת תוך מספר דקות אילו אישורים ניתנו לאדם מסוים או בשמו, אילו אישורים ניתנו בטווח תאריכים מסוים או לקבל את רשימת האישורים מסוג מסוים שהוא נתן.

    למרות הקלות והיתרונות בשיטות המקוונות קיימות גם סכנות ובהן סכנות שנוגעות בנושא אבטחת המידע. התוכנות המשמשות נוטריונים חייבות להיות מאובטחות באופן קשיח שיבטיח את פרטיות מקבלי השירות ואת הגישה המוגבלת לנתונים השמורים בהם. בנוסף, חובה על הנוטריון לשמור על עותקים קשיחים מודפסים על גבי נייר של ספר הנוטריונים, ספר החשבונות והאישורים עצמם.

    חובת שמירה מפני נזקים

    חובת השמירה מפני נזקים קיימת גם לגבי התוכנות הנוטריוניות וגם לגבי העותקים הקשיחים אותם הנוטריון שומר במשרדו. על החותמת הנוטריונית, לדוגמה, להיות סגורה בארון מתכת נעול שרק לנוטריון ולמורשים מטעמו מקרב עובדי המשרד יש גישה לארון זה. בנוסף על משרדי הנוטריון להיות מוגנים במידה רבה מפני נזקי מים, שרפיה או פריצה. באופן דומה, גם התוכנות הנוטריוניות עומדות לתקנים מחמירים הדואגים גם לשמירה על המידע מפני עיניים זרות וגם על שמירה מפני מצבים בהם המידע עלול ללכת לאיבוד.

    משרדנו נותן שירותי נוטריון בשפות: תרגום נוטריוני באנגליתתרגום נוטריוני ברוסיתתרגום נוטריוני ספרדיתתרגום נוטריוני רומניתתרגום נוטריוני אוקראיניתתרגום נוטריוני צרפתית

    Leave a comment

    Call Now Buttonצלצלו עכשיו

    עזרה בתרגום מסמכים

    השאירו את הפרטים ונחזור אליכם כבר היום
    צרו איתי קשר היום
    טלפון ליצרית קשר
    0515533400