כיצד נראה מסמך נוטריון תקין
בזמנים שונים בחיים אנשים זקוקים לאישורים נוטריונים הנחתמים ע”י נוטריון מאושר. אישור נוטריוני יכול להתקבל עבור מספר שירותים מוגדרים בחוק וידועים הנוגעים בטיפול במסמכים משפטיים: אימות חתימת על מסמך משפטי, אימות העתק זהה למקור עבור עותק מצולם, אישור נכונות תרגום (תרגום נוטריוני), אישור חיים, אימות רשימת מצאי, אימות העדה של מסמך סחיר, אימות הסכם ממון טרום נישואין, אישור צוואה בפני הרשות, חתימה על תצהיר משפטי או עריכת מסמך נוטריוני שאושר באישור קודם. מדובר ברשימת שירותים שהיא ברובה ידועה, ברורה ומוגדרת מראש. יוצא הדופן במקרה הזה הוא מתן שירותים של נוטריון ציבורי המוכרים במדינה אחרת. מדינת ישראל הגדירה תבנית אישור עבור כל סוג של שירות שנוטריון נותן. לכל שירות – תבנית שונה ועל הנוטריון לוודא כי הוא חותם על האישור המתאים לשירות הנדרש.
חתימה וחותמת של נוטריון
כאשר הנוטריון מקבל אסמכה מהמדינה לשמש בנוטריון, הוא משאיר במשרד המשפטים את דוגמת החותמת האישית שלו ואת חתימתו. לכל נוטריון יש חותמת לחץ הכוללת את מספר הזיהוי שלו ואת המילה נוטריון בשלוש שפות: עברית, אנגלית וערבית או צרפתית. גם צורת החותמת המקובלת היא אחד מכמה צורות אפשריות. בכל מדינה חותמת הנוטריון יכולה להיות בצבעים אחרים, בארץ, חותמת הנוטריון מוטבעת על גבי תו בצבע אדום.
לעתים פקידי ציבור ממלאים תפקיד של נוטריונים ציבוריים, למשל בשגרירויות ישראל ברחבי העולם. להם יש חותם מתכת בו מופיעים סמל המדינה ושם בית המשפט שבו הוא ממלא תפקיד, בשפות העברית והאנגלית.
התארים הלועזים שמותר לנוטריון להשתמש בהם הם: كاتب عدل, ,NOTARY, NOTAIRE, NOTAR
מיקום אישור נוטריון תקין
כדי שמסמך הנוטריון יהיה תקין הוא כולל את האישור המתאים לסוג השירות הניתן על ידי הנוטריון. קיימות תבניות שונות לסוגי האישורים השונים הניתנים:
- אימות חתימה
- אימות חתימת אדם בשם תאגיד או בשם אדם אחר
- אימות חתימת קטין
- אימות חתימה על המסמך כששפת המסמך אינה ידועה לנוטריון
- אימות חתימה ששפת המסמך אינה ידועה לחותם
- אישור העתק
- אישור נכונות תרגום
- אישור קבלת תצהיר או הצהרה
- תעודת חיים
- אישור על עריכת מסמך
- אימות הסכם ממון שנכרת לפני הנישואין
- אישור עשיית צוואה לפי חוק 22 לחוק הירושה
- הודעה על ביטול מסמך נוטריוני
במידה ומדובר בסוג אישור אחר, הנוטריון בוחר באישור הקרוב ביותר לסוג השירות הנוטריוני הניתן.
את האישור יש לכתוב על דך נייר לבן באורך של 29 ס”מ וברוחב 21 ס”מ. רוחב השוליים משמאל ומימין לאישור יהיו של 2 ס”מ לפחות בכל אחד מהצדדים ושל 4 ס”מ לפחות מעל ומתחת לאישור. את האישור ניתן לכתוב על המסמך עצמו או לצרפו כדף נפרד למסמך. במידה והאישור צורף כדף נפרד הוא יחובר בסרט בד אדום אל המסמך הנוטריוני באמצעות תו אדום שעליו תוטבע חותמת הנוטריון.
במידה ויש לצרף נספחים, או שהאישור ניתן עבור מספר העתקים – כל העתקים יצורפו ויקשרו יחד בסרט אדום החתום על גבי תו אדום בחותמו של הנוטריון.
עריכה וביטול תקינים במסמכים נוטריוניים
אם יש במסמך הנוטריוני שינויים וביטולים שהוכנסו במסמך לפני החתימה, כל אחד ואחד מהם יסומן על ידי חתימת החותם וחתימת הנוטריון בראשי תיבות של שמם ליד השינוי או הביטול. בשולי הדף בו היה השינוי או הביטול (באמצעות קו) הנוטריון יחתום בחותמת הנוטריון. במידה והיו מחיקות במסמך – הנוטריון לא יאשר אותן.
אם ישנו מרווח לאחר סוף המסמך ולפני החתימות או האישור הנוטריוני – הנוטריון יעביר קו על הרווח ויחתום בראשי התיבות של שמו. במידה והיו חלקים במסמך שלא מולאו בזמן מתן האישור, הנוטריון יחתום בראש תיבות של שמו לידם ויסמן כהערה בשולי הדף או בתיאור החלקים בסוף תוך כתיבת “לא מולא בזמן מתן האישור”. במידה והמסמך מיועד לשימוש בחו”ל, ייתכן ולא יהיה בכך צורך.
מרגע שניתן אישור נוטריוני, אסור לשנות, לבטל או למחוק דבר – לא על ידי הנוטריון בעצמו ולא על ידי אדם אחר, כולל כל פעולה שתהפוך את הכתוב לבלתי קריא.
מה הנוטריון מצרף לאישור הנוטריוני על מנת שהיה תקין?
על מנת שאישור נוטריוני יהיה תקין ותקף מבחינת החוק, על הנוטריון לצרף במקרים מסוימים נספחים לאישור. במקרה של אימות חתימה, לדוגמה עליו לצרף ולתאר את הדרך בה הוכחה זהותו של החותם. במידה וההוכחה הייתה בהצגת מסמך מזהה כתעודת זהות – עליו לצרף העתק צילומי של התעודה המזהה. במידה ומדובר בעסקת מקרקעין, אמצעי הזיהוי הקבילים הם תעודת זהות או דרכון בלבד. במידה ויש לבדוק כי החותם בגיר – תעודת הזהות תשמש גם לצורך כך.
במידה ואדם חותם בשם אחר או בשם תאגיד, עליו להציג בפני הנוטריון ראייה מאושרת משפטית לכך שהוא זכאי לחתום בשמו של האחר. גם ראיה זו תצורף כנספח לאישור הנוטריוני בנוסף להסבר של מהות הראיה בכתב, את שם הרשות או האדם שהוציא את הראיה, את המועד להוצאתה, ואם היה העתק מאושר של מסמך אחר – את המועד להוצאת המסמך המקורי.
במידה והאדם מאושפז בבית החולים או מרותק למיטתו, הנוטריון יצרף לאישור הנוטריוני אישור רופא שהוצא ביום מתן האישור בדבר כשירותו של האדם לבצע את הפעולה הנדרשת.
במידה והאדם החותם הוא עיוור, חירש או אילם, על הנוטריון לציין עובדות אלו באישור ואת הדרכים בהן השתכנע כי האדם הבין על מה הוא חותם ואת משמעות הפעולה. אם אדם אינו יודע לחתום את שמו, הוא יכול לחתום באמצעות טביעת אצבע.
בנוסף כל אלו על הנוטריון לציין מה השכר שנגבה עבור שירותי הנוטריון שניתנו
כל נספח יסומן באות או במספר והנוטריון יחתום על דך הנספח בשמו ובחותמתו.
באיזה שפה יוצא האישור הנוטריוני?
אישור נוטריוני יוצא בשפה העברית או הערבית. על פי בקשה, ניתן להוציא אישור נוטריוני גם בשפות אחרות כגון אנגלית או שפות אחרות בהן הנוטריון שולט. תרגום האישור יהיה תרגום נאמן מהנוסח העברי או הערבי.
משרדנו יכול להנפיק אישורים נוטריונים בשפות: רומנית, אנגלית, ספרדית, צרפתית , רוסית אוקראינית ועברית. בכל השפות האלה שולטת נוטריונית שלנו אירנה פיין ויכול לאשר על כך.
נוטריון אינו רשאי לתת אישור לתצהיר אלא אם כן הוא דובר ומבין את השפה שבה התצהיר ניתן. אישורים אחרים ניתן לתת גם כאשר הנוטריון אינו מבין את שפת המסמך ובלבד שמצורפת אליהם הצהרת מתרגם לגבי שליטתו בשפות המקור והתרגום ונאמנותו של התרגום. את תצהיר המתרגם כולל שמו וכתובתו הנוטריון יצרף כנספח לאישור ויצרף את ההערה הבאה: “אישור זה אינו מהווה אישור נכונותו של התרגום על ידי הנוטריון על פי סעיף 7(4) לחוק הנוטריונים, התשל”ו-1976” תוך מתן הסבר לגבי ההערה לחותם.
מספור האישורים הנוטריונים ושמירתם
כל נוטריון חייב לסמן במספור שוטף את האישורים הנוטריונים אותם נתן במהלך כהונתו. העתקים של המסמכים הנוטריונים, האישורים והנספחים ישמרו במשרדי הנוטריון למשך שבע שנים. בנוסף הנוטריון יחזיק כרטסת או ספר נוטריונים בו ניתן יהיה לזהות את מקבלי השירות השונים ולאתרם בקלות.
במידה ומדובר בצוואה שנחתמה בפני הנוטריון, הוא ישמור זאת בפנקס צוואות שבו ירשום את מועד עריכת הצוואה, שם המצווה, המספר הסידורי של האישור הנוטריוני, אזור הפעולה ושם הרשם לענייני ירושה שאצלו הופקדה הצוואה ומועד הפקדתה.
