צורה חיצונית של מסמכים נוטריוניים

לצורת המסמך הנוטריוני חשיבות רבה הן ברמה החוקית והן במטרה להשיג אחידות צורנית למסמכים נוטריוניים הניתנים בעולם כולו. אחידות זו עוזרת בזיהוי מסמכים אלו בין מדינות כמו גם במניעת זיופים והבטחת שקיפות מול הלקוח. מדינות החתומות על אמנת האג 1961 החליטו על הדרך הצורנית שבה מסמך נוטריוני נראה, וכל נוטריון חייב בהקפדה יתרה על דרישות אלו.

איך נראה אישור נוטריוני מבחינה צורנית?

על פי חוק הנוטריונים, האישור הנוטריוני יכול להופיע בסופו של המסמך או בדף נפרד המוצמד אל המסמך אליו האישור מתייחס. הדף עצמו חייב להיות בגודל מסוים: דף לבן חלק בגודל של לפחות 29 ס”מ וברוחב של לפחות 21 ס”מ, חייבים להופיע שוליים של לפחות 4 ס”מ מעל ומתחת לאישור הנוטריוני ולפחות 2 ס”מ משאל וימין עד לשולי הדף. במידה והאישור הנוטריוני ניתן כדף נפרד מהמסמך אליו האישור מתייחס, האישור והמסמך המקורי יקשרו יחד בסרט בד אדום כאשר קצוות הסרט נקשרים ומחוברים לדף המצורף וחתומים בתו  המוטבע בחותמת הנוטריון. גם אופן הטבעת החותם היא רלוונטית – קצה האישור מקופל והחותמת מוטבעת בחלקה על גב האישור ובחלקה על המסמך הרלוונטי. כל הפרטים הללו מביאים לכך שיהיה קשה מאד לזייף אישור נוטריוני כי הרי לא מדובר בהדפסת אישר בלבד אלא גם באופן מאד מדוקדק בהם יש לקשור יחד את דפי האישור והמסמך והאופן בו החותמת מוטבעת על גבי הדפים.

עובדות הנכללות על פי ההגדרות הצורניות באישורים הנוטריוניים

לא רק הצורה הבסיסית של המסמך נקבעת באופן מפורט ומדוקדק על ידי חוק הנוטריונים אלא גם הפרטים המופיעים על גבי האישור הנוטריוני עצמו. לדוגמה, על גבי האישור הנוטריוני חייב להופיע גם שכר הטרחה שהנוטריון גבה בעבור שירותיו הנוטריוניים כאשר האישור ניתן עבור המסמך. גם אם הנוטריון בחר שלא לקחת כסף עבור השירותים הנוטריוניים במסגרת המקרים המועטים בהם הוא רשאי לעשות זאת, הדבר חייב להיות רשום במפורש על גבי האישור שניתן.

דוגמאות נוספות נוגעות לנושא התרגומים הנוטריוניים. אם למשל תרגום נוטריוני נעשה על ידי מתרגם שאינו הנוטריון בעצמו ולמעשה האישור המצורף מתייחס להצהרת מתרגם בלבד, האישור הנוטריוני יכיל משפט המהיר כי האישור הנוטריוני אינו נוגע לנכונות התרגום עצמה אלא רק להצהרתו של המתרגם. מתפקידו של הנוטריון להבהיר למבקש התרגום כי זהו המצב.

העלאת מהימנות האישור הנוטריוני

אישור נוטריוני מתייחס לא רק לאישורי זהות החותמים, לדוגמה, על מסמכים אלא לתהליכים שהתרחשו בעת החתימה על מסמכים שונים: הבהרות שניתנו בעל פה על מנת להבטיח כי החותמים מודעים לתוכן המסמכים עליהם הם חותמים וכי הם מבינים את משמעותם ותוכנם של המסמכים, בדיקה כי לא היו מצבי לחץ, סחיטה או איום שמאיימים על אמינות החתימה ותוקפה בפני בתי המשפט. ההקפדה הצורנית היתרה על מסמכים נוטריוניים מעלה את הבטחון בכך שהנוטריון ביצע ויישם את כל השלבים הדרושים וערך את כל הבדיקות הנדרשות לפני שחתם על האישור הנוטריוני וכי האישור לא ניתן בהיסח הדעת.

חתימה וחותם הנוטריון

כל מסמך נוטריוני חתום הן על ידי חתימת הנוטריון והן באמצעות חותמת לחץ אישית של הנוטריון אשר דוגמה שלה שמורה גם במשרד המשפטים. חותמת הנוטריון בארץ היא בצבע האדום וכוללת את שמו של הנוטריון ואת המילה נוטריון בשלוש שפות.

לכל אישור נוטריוני תבנית קבועה ומוגדרת היטב שאותה יש ליישם – לכל שירות את התבנית משלו לאישור נפרד הקיימת בעברית, אנגלית וערבית בהתאם לצורך. במידת הצורך ניתן לתרגם אישור גם לשפות נוספות תוך כדי הקפדה יתרה גם על המאפיינים הצורניים של האישור.

משרדנו נותן שירותי נוטריון בשפות: תרגום נוטריוני באנגלית, תרגום נוטריוני ברוסית, תרגום נוטריוני ספרדית, תרגום נוטריוני רומנית, תרגום נוטריוני אוקראינית, תרגום נוטריוני צרפתית