תרגום נוטריוני להגשת מסמכים רשמיים

יש מצבים רבים בהם גורמים מדיניים, עירוניים או מוסדיים אחרים דורשים לקבל לידם מסמכים לביצוע פעולות שונות כאשר הם תורגו ע”י נוטריון לדוגמא : קבלת אזרחות זרה, הוצאת רישיון עבודה, נישואים אזרחיים בחו”ל, רישום למוסד לימודים, קבלה לעבודה ועוד. לרב, לא נרצה להעביר את המסמכים המקוריים אלא העתקים שלהם, במקרה בהם המסמכים כתובים שפה השונה מהשפה המקובלת במדינה שאליה המסמכים מיועדים – גם תרגום. הבעיה היא שכיוון שמדובר בגורמים רשמיים, לעתים קרובות הם דורשים את התעודות המקוריות, ואם לא המקור אז העתק שקיבל אישור משפטי רשמי כי הוא זהה למקור, או שהתרגום מדויק ונכון לעומת התעודה המקורית. בכל המקרים הללו, שירותי נוטריון הם מה שאנחנו מחפשים.

שירותי נוטריון – כל מה שקשור במסמכים משפטיים

בארץ, נוטריון הוא עורך דין בעל ותק שעבר הכשרה מיוחדת וקיבל אסמכה מטעם המדינה (משרד המשפטים) לשמש כנוטריון. אולם, ישנם גם אנשים שמשמשים כנוטריונים מבלי שיהיו עורכי דין – למשל, אנשים שקיבלו אישור לכך מטעם המדינה ועובדים בשגרירויות ישראל ברחבי העולם. לפני שנסביר מה ההבדל בואו ונבין מה הוא למעשה, נוטריון.

נוטריון הוא אדם שמשמש כשלוחה של הרשות השופטת בכל מה שנוגע לאישור ואימות מסמכים משפטיים. כאשר אנשים באים אליו לחתום על מסמך משפטי – תפקידו של הנוטריון לעשות את מה שמצופה מבית המשפט לעשות – לוודא כי החתימה נעשתה מרצון ולא תוך כדי כפייה של מצב נפשי, גופני או אחר, לוודא כי החותמים מבינים על מה הם חותמים, לוודא כי החותמים זכאים לחתום (למשל מי שחותם בשמו של אחר או של תאגיד) ולוודא כי החותמים הם מי שהם מתיימרים להיות.

גם כאשר השירותים הנוטריונים הנדרשים אינם כוללים חתימה אלא אישור מסמכים משפטיים – התפקיד של הנוטריון הוא דומה לזה של הרשות השופטת: לוודא כי מדובר במסמך המקורי, לוודא כי העתק המסמך זהה למקור ממנו צולם ולוודא כי לא נפלו טעויות משפטיות או אחרות בתרגום המסמך לשפה זרה.

לאחר שהנוטריון מוודא את כל אלו, הוא מוציא אישור נוטריוני מיוחד בעל משמעות משפטית: העתק זהה למקור ואישור נכונות תרגום למשל מאפשרים להגיש לכל אותם גורמים שמבקשים לראות ולתייק אצלם מסמכים רשמיים כלשהם לקבל תרגומים והעתקים ולדעת שיש להם כיסוי משפטי.

תרגום נוטריוני כחלק משירותי נוטריון

במקרים רבים, האישור הנדרש הוא לעותק של המסמך לאחר שעבר תרגום לשפה אחרת. קחו למשל אדם שמנסה להתקבל ללימודי רפואה במזרח אירופה אבל תעודת הבגרות שבידיו היא תעודת בגרות בעברית. במקרה זה היה עליו לעשות תרגום של תעודת הבגרות לשפה הרצויה (למשל רומנית) מעברית, ולקבל אישור נוטריוני על נכונות התרגום ברומנית.

על מנת שנוטריון יוכל לעשות את תפקידו נאמנה, עליו להכיר גם את השפה העברית וגם את השפה הרומנית על בוריין. כאשר נוטריון מקבל אסמכה מטעם המדינה, הוא גם מפרט מה הן השפות בהן הוא שולט ולכן יכול לתת עבורן אישור נכונות תרגום נוטריוני. בזכות הרקע המשפטי של הנוטריון וניסיונו, הוא ידע לתת את הדעת ולחוות את דעתו ביחס למקוריות התעודה: האם כל החתימות והחותמות הנדרשות קיימות? האם מדובר בתבנית מוכרת וידועה של מנפיק התעודה? כאשר הנוטריון בקיא גם בדרישות המשפטיות הקיימות ברומניה – הוא ידע איך לענות עליהן כאשר הוא מנפיק את העותק המתורגם לרומנית.

תרגום נוטריוני נדרש לעתים כחלק ממתן שירות נוטריוני אחר – למשל אם שני אנשי עסקים חותמים בינם על חוזה עסקי, אך אינם דוברים את אותן השפות, על הנוטריון יהיה לתרגם את החוזה עבור צד אחד לפחות על מנת לענות על הדרישה הבסיסית שהחותם על המסמך יידע בדיוק על מה הוא חותם, ומסכים לכך.

תרגום נוטריוני להגשת מסמכים רשמיים – לא רק משפה זרה אלא גם לשפה זרה

לא תמיד התרגום הנדרש מהנוטריון הוא מעברית אל שפה זרה, לעתים המצב הוא הפוך. קחו לדוגמה אדם שמנסה לקבל אישור לתושבות כעובד זר בישראל. במקרה זה, יהיה עליו לתרגם מסמכים רבים משפת המקור (לדוגמה אוקראינית) לעברית: תעודות לידה, דרכון, סטאטוס משפחתי וכדומה. גם במקרים אלו על הנוטריון לדעת על בוריין את השפה שבה המסמך כתוב ועברית על מנת שיוכל לעשות תרגום נוטריוני מדויק של מסמכים רשמיים.

מה היא חותמת אפוסטיל?

כאשר צריך לנייד מסמכים רשמיים בין מדינות, יש צורך לאמת את מקוריות התעודה ואת סמכותו של הנוטריון לתת אישור לתרגום התעודה. מדובר בשני צרכים שונים, למרות שקיימת חפיפה רבה בין השניים. כיוון שלנוטריון סמכות הדומה לסמכות של בית המשפט, הרי שההנחה היא שבמידה ונוטריון חתם על אישור נכונות התרגום לשפה אחרת מעברית, כחלק מהשירות הנוטריוני הוא גם ווידא את מקוריות התעודה הרשמית ותקפותה (שהיא כוללת את כל הפרטים, החתימות והחותמות הנחוצים כדי שתחשב כתקפה מבחינה משפטית).

מדינות רבות מקבלות את הסמכות הזו ורק רוצות לוודא כי לנוטריון שלחתם על אישור נכונות התרגום יש כאמת את הסמכות הרשמית, זו שניתנה לו על ידי מדינת ישראל, לאשר את נכונות התרגום.  בעבר תהליך האימות הזה היה ארוך ומסורבל אולם לאחר פרסום אמנת האג שנת 1961, כל מדינה החתומה על האמנה סומכת ידיה על הנוטריון ובלבד שהתרגום הנוטריוני קיבל אשרור בצורת חותמת אפוסטיל. חותמת זו ניתן להשיג בכל בית משפט השלום בארץ. נוטריונים לעתים נותנים שירות החתמה בחותמת אפוסטיל בנוסף על מנת לחסוך התרוצצויות מיותרות על ידי הלקוח. למרות זאת, קיימות מדינות בהן חותמת אפוסטיל מבית המשפט אינה מספיקה. מדובר במדינות שנתקלות בזיופים רבים של תעודות מקוריות ואלו יידרשו חותמת אפוסטיל ממשרד החוץ בירושלים המתקפת את מקוריות התעודה.

בנוסף למדינות הללו, ישנן מדינות (דוגמת קנדה, תאילנד ומרבית מדינות אפריקה) שאינן חתומות על האמנת האג 1961 כלל. במקרים אלו יידרשו הליכי אימות ותיקוף ארוכים יותר למסמכים רשמיים, שלרב יכללו קבלת אישור (לא חותמת אפוסטיל) ממשרד החוץ בנוסף לאישור המסמך והתיקוף על ידי הקונסוליה של המדינה הזרה בארץ.

תיקוף מסמכים שמתורגמים לעברית

גם מסמכים הנדרשים על ידי גורמים רשמיים במדינת ישראל דורשים תיקוף, אולם במקרה הזה אין משמעות לתיקוף של בית המשפט הישראלי כיוון שהגורמים הללו יודעים מי הם הנוטריונים המוסמכים בארץ לביצוע תרגום נוטריוני, ומאילו שפות. במקרים אלו, יש לתקף את המסמכים המקוריים בארץ שבה הם הונפקו באמצעות חותמת אפוסטיל של משרד החוץ של אותה המדינה, או בדרך אחרת במידה ואותה מדינה אינה חתומה על האמנת האג 1961.

תרגום נוטריוני של המסמכים יכול להתבצע בארץ, איך יוכל להתבצע רק לאחר תיקוף אותם המסמכים רשמיים במקום בו הם הונפקו. כאשר האדם נמצא כבר בארץ עם התעודה המקורית, ניתן לעתים להשיג חותמת אפוסטיל או תיקוף אחרת דרך שגרירות המדינה הזרה או להשיג את חותמת האפוסטיל הנדרשת באמצעות שירותי הדואר או שירותי משלוחים אחרים.

תרגום נוטריוני, אישור נכונות התרגום או אימות הצהרת מתרגם?

מרבית הנוטריוני מעדיפים לבצע את עבודת התרגום בעצמם, ולא לנסות ולבדוק תרגום שעשה אדם אחר. כאשר מדובר על מסמכים משפטיים מורכבים, דוגמת חוזה עסקי, הסכם ממון טרום נישואין או צוואה, ייתכן והנוטריון יגבה שכר נוסף עבור ביצוע התרגום עצמו. חלק ניכר מהנוטריונים ימנעו מגביית שכר נוסף עבור התרגום בנפרד מהשכר עבור אישור נכונות התרגום.

מצד שונה מתקבל כאשר הנוטריון אינו דובר את השפה אליה יש לתרגם (או אשר ממנה יש לתרגם). במקרה זה הנוטריון יכול לאמת הצהרת מתרגם המצהיר כי הוא בעל ידע מתאים וכישורים לביצוע התרגום וכי התרגום נעשה במדויק. התוקף המשפטי של אימות הצהרת מתרגם נמוך מהתוקף המשפטי של אישור נכונות התרגום בדיוק כיוון שלנוטריון אין אפשרות לבדוק את נכונות התרגום ישירות