נוטריון נהלי עבודה

תפקידו של הנוטריון הוא לטפל במסמכים משפטיים ולתת להם תוקף חוקי כזה שיתפוס בבתי המשפט. מתוקף תפקידו עליו להקפיד על כל הפרטים הקטנים והגדולים כדי להבטיח כי במידה והמסמך יגיע לבית המפשט הוא יחשב כקביל כראייה, אפילו אם מדובר במסמך מצולם או מתורגם, בוודאי ובוודאי כאשר מדובר במסמכים  כגון הסכמים, חוזים או צוואות.  משום שכך, קיימים נהלים עבודה קשוחים המוגדרים בחוק ואשר נוטריונים חייבים לעבוד על פיהם. כאשר נוטריון עוקב אחר כל נהלי העבודה המוגדרים, קשה מאד לערער על תוקפו של מסמך שקיבל אישור נוטריוני כיוון שזה נבדק וכל הקצוות נסגרו לפני קבלת האישור.

אישורים רק עבור מסמכים הכתובים בשפה אותה הנוטריון יכול לקרוא ולהבין

ככלל, כל האישורים הנוטריונים ניתנים רק עבור אותם מסמכים הכתובים בשפה שאותה הנוטריון מבין היטב. ישנם שירותים מיוחדים כגון אישור קבלת תצהיר משפטי, שעבורם נוטריונים אינם רשאים להשתמש בשירותי תרגום כלל. עבור מסמכים המיועדים לסוגי שירות אחרים שהם נותנים, הם יכולים להיעזר בשירותיו של מתורגמן על מנת שזה יתרגם עבורם את תוכן המסמך המשפטי לפני מתן האישור.

התרגום הנופוץ ביותר הוא תרגום נוטריוני באנגלית אבל משרדינו יודע גם לתרגם מסמכים בשפות : תרגום נוטריוני ברומנית, צרפתית,עברית, רוסית , אוקראינית וספרדית

במקרים בהם הנוטריון משתמש במתורגמן, הוא חייב לצרף לאישור שאותו הוא נותן תצהיר של המתורגמן המעיד על כך שהמתורגמן הוא בעל כישורים מתאימים לתת תרגום הולם למסמך וכי הוא דייק בתרגום המסמך על כל פרטיו. אפילו במקרה בו קיים תצהיר כזה, הנוטריון יוסיף הערה שלו שהאישור אינו מעיד על נכונות התרגום, דבר ההופך את האישור לבעל תוקף מפשטי חלש בהרבה, תוקף אשר ניתן לערער עליו ולזכות ביתר קלות בבית המשפט.

השימוש במתורגמן יכול להגיע בזמנים שונים: למשל כאשר יש לתרגם את החוזה עבור לקוח שאינו דובר את השפה שבה החוזה כתוב לפני שזה האחרון יחתום עליו. כאן, תרגום המסמך עצמו אינו האישור הנוטריוני שמוענק, אלא מדובר באימות חתימה – אבל גם כאן יהיה על הנוטריון לצרף הערה האומרת כי התרגום נעשה על ידי מתרגם אחר, לאחר שהנוטריון השתכנע ביכולתו, כישוריו ואמינותו – אולם אין בכך לאמת את התרגום שניתן. מטבע הדברים, אם הדבר יגיע לבית המשפט החותם תמיד יכול לטעון כי הוא לא ידע על מה הוא חותם וכי התרגום שניתן לו היה מוטעה.

נוהל עבודה – זיהוי החותמים

כאשר האישור הנוטריוני הוא עבור מסמך שעליו הנוטריון גם נותן אימות חתימה הוא חייב לבדוק מספר דברים לפני מתן האישור. ראשית עליו לזהות את האדם שעומד מולו ואמור לחתום על המסמך. אם מדובר באדם החותם בשמו, הזיהוי יכול להיעשות על ידי היכרות מוקדמת עם אותו האדם או על סמך תעודה מזהה כלשהי. במקרה של עסקת מקרקעין – הזיהוי היחידי המותר הוא באמצעות תעודת זהות או דרכון. בכל מקרה, על הנוטריון לציין באופן מפורש כיצד הוא זיהה את האדם, ואם מדובר בזיהוי על סמך תעודה – עליו גם לצרף לאישור את צילום התעודה שעל בסיסה הוא זיהה את האדם.

נוהל עבודה – בדיקת זכאות חתימה

ישנם מקרים בהם הנוטריון זיהה את האדם אך ישנם היבטים אשר עלולים לפגוע בתוקף המשפטי של החתימה כיוון שאין וודאות כי האדם שחתם הוא בעל רשות לחתום על אותו המסמך. הדבר נכון למצבים שונים: אדם שחותם בזכות ייפוי כח בשמו של אדם אחר, אדם החותם בשם תאגיד עסקי, אפוטרופוס שחותם בשם קטין או אדם שהוא עצמו קטין. בכל המקרים הללו ואחרים שעלולים להתעורר על הנוטריון לבחון היטב את זכאותו של האדם לבצע את החתימה, כולל הצגת ראיות בכתב כגון כתב מינוי, ייפוי כח או פסק דין הקובע אפוטרופסות. בכל המקרים הללו יש לצרף את הראיה כנספח לאישור הנוטריוני שניתן בתוספת תיאור מדויק של המצב.

נוהל עבודה – בדיקה שהחתימה נעשתה ללא כפייה חיצונית

אחד מנהלי העבודה החשובים של הנוטריון הוא לוודא כי כאשר אדם חותם על מסמכים, החתימה נעשית מרצון חופשי וללא כפייה חיצונית. לרב, כאשר מנסים לערער על תוקף חוזה, הסכם או מסמך, אחד מהטיעונים העיקריים כנגדו הוא שהחתימה נעשתה תחת כפייה כלשהי. כפייה יכולה להגיע בצורות רבות ושונות – איומים שאם האדם לא יחתום *משהו* יקרה – הזוג ייפרד, לדוגמה. אם הבעל לעתיד “משכנע” את האישה לחתום על הסכם ממון טרום נישואין תוך איום שבמידה והיא לא תחתום על הנוסח שבא לשרת אותו אז הם ייפרדו עלול להתגלות בדיעבד כסיבה לפסול את הסכם הממון ולראות אותו כהסכם שנחתם תוך כדי כפייה ולכן אינו תקף כלל. מלבד סוגי הכפייה הברורים, ישנם גם אחרים שהם “עדינים” יותר – למשל הפעלת לחץ שחוזה מסוג ייחתם ביום שהוגש לבן הזוג מבלי שלאחרון תהיה את האפשרות לעבור עליו בנחת וכדומה. כחלק מנהלי העבודה של הנוטריון, תפקידו הוא לוודא כי לא הופעל לחץ וכי החתימה על ההסכם, החוזה או המסמך המשפטי נעשתה מתוך בחירה חופשית ומרצון.

נוהל עבודה – בדיקת כשרות משפטית

נוהל עבודה אחר של הנוטריון דורש ממנו לוודא לפני חתימה על מסמך משפטי כי האדם שלפניו הוא בעל כשירות משפטית לחתום על אותו המסמך. במסגרת זו עליו לוודא כי החותם אינו קטין (למעט באותם מקרים בהם החוק מאפשר לקטין לחתום אך גם אז האישור שיינתן שונה) וכי האדם כשיר מבחינה גופנית ונפשית לבצע את החתימה. אם האדם, לדוגמה מרותק למיטתו או מאושפז בבית החולים – חובתו של הנוטריון לקבל אישור רפואי בכתב מיום החתימה כמעיד כי האדם כשיר לבצע החלטות משפטיות ולחתום על מסמכים. גם במקרים בהם אין אשפוז או ריתוק אך מתעורר חשד אצל הנוטריון כי האדם אינו כשיר משפטית  מסיבה כלשהי – עליו לחקור ולקבל אישור רפואי ונפשי לגבי כשירותו של האדם לחתום.

הדבר נכון לא רק במקרים בהם קיים חשד למחלה או מצב גופני או נפשי אשר מערער על כשירותו המשפטית של האדם אלא גם במקרים בהם קיים חשש שעקב ליקוי גופני האדם אינו מסוגל להבין או לדעת על מה הוא חותם, כמו במקרים בהם קיימת לקות ראייה, שמיעה או כאשר האדם אילם.

נוהל עבודה – בדיקה שהאדם יודע על מה הוא חותם, מה הפרטים והמשמעויות הנגזרים מהחתימה

נוהל עבודה נוסף של הנוטריון מחייב אותו לוודא כי כל החותמים מודעים לפרטי המסמך עליו הם חותמים ומבינים אותם ואת משמעויותיהם. לרב ניתן לקרוא את המסמך בקול ובמספר שאלות לוודא הבנה אך לעתים הנושא סבוך יותר. קחו למשל אדם שאמור לחתום על מסמך בשפה אותה הוא אינו מבין. במקרה הזה, לפני שנוטריון יוציא אישור למסמך החתום הוא יאלץ לתרגם את המסמך עבור אותו חותם לשפה שבה הוא שולט על מנת שהאחרון יוכל לקרוא את המסמך ולהבין את תוכנו.

במידה ואדם אינו קורא כלל, ניתן להקריא את המסמך בקול, גם במקרה בו האדם הוא בעל לקות ראייה חובה על הנוטריון להביא לידיעת הצד החותם את תוכן המסמך בדרך אחרת, למשל דרך הקראתו. אם האדם דובר שפה שהנוטריון עצמו אינו בקיא בה, הוא יכול להיעזר במתרגם חיצוני אבל אז עליו לבחון היטב ולהשתכנע קודם לכן כי המתרגם אמין ובקיא בשפה אליה הוא מתרגם.