
כאשר אדם מגיע מארץ שאיננה ארץ ישראל ועליו לעבור הליך הסדרת מעמד ואשרה הדורש את התערבות משרד הפנים, יהיה עליו להמציא מסמכים שהופקו בארץ זרה ובשפה זרה. מסמכים אלו לא יתקבלו על ידי משרד הפנים כמו שהם, לפני שמשרד הפנים יכיר בהם יהיה עליהם לעבור תהליך מסודר של תרגום וחתימת נוטריון, ולעיתים גם תהליכי אימות בינלאומי כגון החתמת בחותמת אפוסטיל במדינה שבה המסמכים הופקו.
המקרים הנפוצים בהם אדם נדרש להציג מסמכים שהופקו בארץ זרה למשרד הפנים הם מכרים בהם אדם מנסה להסדיר את מעמדו האזרחי בארץ. בחלק מהמקרים הללו מדובר בהסדרת מעמד של עובד זר, במקרים אחרים מדובר בהסדרת מעמד של אזרח או תושב קבע כבן זוג של אזרח ישראלי או ילדים קטינים של בן או בת זוג זרים.
ישנם מקרים נוספים בהם יהיה צורך בהצגת מסמכים שהופקו בארץ זרה למשרד הפנים. לדוגמה, כאשר בני הזוג נישאו בנישואים אזרחיים בחו”ל, או כאשר ישראלים שהו בחו”ל ובתקופה זו חלו שינויים משמעותיים – נישואים, גירושין, לידת ילדים, פטירה וכדומה.